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カレンダー自動連携:ワークスペースでの外部カレンダー同期設定を行う(機能概要と運用のヒント)
目次
設定できるユーザー
※現在β版のため、以下の両方の権限を持つユーザーにのみ表示されます。
概要
「ワークスペースカレンダー予定同期」機能は、ワークスペース全体で共通のカレンダー同期設定を管理し、メンバー全員に適用できる機能です。これにより、管理者がチーム内で統一されたカレンダー連携ルールを設定できます。
この機能は主に以下の2つの詳細設定で構成されています：
この機能を使うメンバーは以下の設定で「ワークスペースの設定の適用」が必要です
カレンダー連携 自分またはワークスペースの同期設定を選び、方式を選択
機能のメリット
- チーム内で統一されたカレンダー連携ルールを設定できる
- メンバー自身が個別に設定する手間を省ける
- キーワードによる自動振り分けの一貫性を確保できる
- ワークスペース全体のカテゴリー管理が効率化される
設定画面へのアクセス
- 画面左側 ワークスペース名横の⚙️をクリックし、「ワークスペース設定」にアクセスします
-
「外部カレンダー同期 β版」をクリックします
また、この機能が編集できる権限については、設定画面内で下記のように確認いただけます。
設定できる項目
ワークスペース外部カレンダー同期では、主に以下の設定が可能です。
- 自動打刻設定
- カレンダーの予定による自動開始・終了
- 予定開始時の処理（打刻中のタスク継続か新規タスク開始か）
- 予定終了時の処理（自動停止か手動停止か）
- 詳細はカレンダー自動連携:ワークスペースで自動打刻設定を行う をご覧ください
- カテゴリー自動振り分け設定
- 条件の優先順位設定
- キーワードによる除外設定
- チームやカテゴリーごとのキーワード設定
- 詳細はカレンダー自動連携:ワークスペースでカテゴリーの自動振り分け設定を行う をご覧ください
設定の適用方法
設定の管理
ワークスペースでの運用上の注意点
キーワード設定とチーム構成における注意点
カテゴリー自動振り分け設定を利用する際、チーム構成によって注意すべきポイントが異なります。
| チーム構成のパターン | 注意レベル | ポイント |
|---|---|---|
| チームが1つのみ | 低 | キーワードの管理はとても楽です |
| 複数チームだが、 チーム間でカテゴリーが全く異なる |
低 | キーワードの管理が比較的容易です |
| 複数チームで、 メンバーは1チームにのみ所属 |
中 | 基本的な注意は必要ですが、 複雑な問題は発生しにくいです |
| 複数チームで、 一部メンバーが複数チームに所属し、 同名のカテゴリーがある |
高 | 慎重なキーワード設計が必要です |
運用のポイント
- キーワード設定の工夫
- タスク名や予定タイトルに一貫性を持たせる
- チーム間でキーワードの重複を避ける
- わかりやすいキーワードを使用する
- 定期的な見直し
- 運用状況に合わせて定期的に設定を見直す
- 不要になった条件は削除する
- 優先順位を適切に調整する
- メンバーへの周知
- 設定変更時はメンバーに通知する
- キーワードルールを共有する
- メンバー側でも
個人設定→「外部カレンダー同期」から
ワークスペースのキーワード設定をいつでも確認できることを伝える
- メンバー側でも
- 個人設定からワークスペース設定への切り替え方法を説明する
複数チーム運用の具体例
制限事項と注意点
- 一つのワークスペースの設定しか参照できません
- ワークスペース設定と個人設定は同時に使用できません
- 管理者がメンバーの認証（GoogleやOutlookとの連携）を一括で行うことはできません
- 基本的にメンバー自身が自発的にワークスペース設定を選択する必要がありますが、ワークスペース配下のユーザー全員に「ワークスペースの設定」を強制させることも可能ですのでご希望の際はお問い合わせください。
- 条件が多すぎるとメンバーも運用しづらくなるため、1チームに適用する条件はほどほどにしましょう
- 重複をチェックする必要があるため、条件のCSV等の一括登録はできない仕様となっております。ご了承ください
