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カレンダーダイレクト連携(Outlookカレンダー版)の使い方
目次
カレンダーダイレクト連携(Outlookカレンダー版)とは？
Outlookカレンダー上で予定を入れるとき、カレンダーから作業内容を選ぶだけで作業記録ができます。TimeCrowdを開く必要はありません。
対応ブラウザはGoogle Chrome, Edgeになります。
0. まずはご連絡ください
ご利用前にまずは運営にご連絡ください。より効果的にご利用いただくために、タスクとカテゴリーを最適化してご案内いたします。
お手数ですが、担当者または以下からご連絡いただけますようお願いいたします。
1. インストール方法
まず、Google Chrome拡張機能をインストールします。
※カレンダーダイレクト拡張機能のURLはご連絡いただいた際にお伝えさせていただきます。
2. 拡張機能をブラウザに固定する
Chromeブラウザ右上拡張機能(パズルマーク)を押すと拡張機能一覧が出てきますので、TimeCrowdカレンダーの横のピンマークを押します。
3. 拡張機能からTimeCrowdにログイン
緑のカレンダーマークを押してTimeCrowdにログインします。
※いつもお使いのTimeCrowdで登録しているログインアドレスでログインしてください。
4. タスクとカテゴリーを設定を確認する(チームオーナーのみ)
カテゴリーに対してタスクは必ず事前に設定が必要です。(初期構築時にチームのカテゴリーとタスクの準備ができていれば問題ありません。)
よりカテゴリーとタスクを選択しやすくする工夫はこちらをご参照ください。7. カテゴリーとタスクを選択しやすくする工夫
5. 作業記録の方法
基本的な使い方
- いつもお使いのOutlookカレンダーに移動します
- カレンダーに新しい予定を追加します(週次/日時カレンダーでの操作のみ可能)
- 予定ポップアップの下部にTimeCrowdで設定したカテゴリー、タスクが選択できる場所が出現します。打刻したいカテゴリーを選択し、タスクを選択してください。タイトルに作業履歴の詳細内容をご記入し、保存を押してください。
- この時ステータスが[🟢 連携中]であることを必ず確認してください。詳しくはこちらステータス表示について
ステータス表示について
Outlookカレンダーの右下にTimeCrowdとの連携状態を確認できるステータスが表示されます。
🟢 連携中
正常に連携されている状態です。「連携中」の表示が出ている時だけカテゴリーとタスクを選択して作業記録を行えます。
🟡 連携準備中
カレンダーを開いてすぐ、またはシステムが読み込み中の状態です。
- 予定を変更してもTimeCrowdに記録されません。
- この状態ではカテゴリーとタスクの選択ができません。
-
数秒お待ちいただき、「連携中」になってから操作してください。
🔴 連携エラー（ログアウト状態）
TimeCrowdにログインできていない状態です。
- ログアウト状態では作業記録、変更ができません。
- 「ログイン」ボタンをクリックしてTimeCrowdにログインしてください。
-
ログイン後、必ずカレンダーをリロードしてください。
6. 編集の方法
-
既存の予定を選択し、編集ボタンを押してください。また右上の矢印アイコンからも編集いただけます。
-
編集画面よりカテゴリー、タスク、タイトル(作業履歴コメント)を編集してください
7. カテゴリーとタスクを選択しやすくする工夫
カテゴリーの表示順について
カレンダーでのカテゴリーを表示する順番を変更できます。
ここで表示されるカテゴリーの順は、TimeCrowdのチーム設定>カテゴリー設定にあるカテゴリーの順番と同じ並びになります。
カテゴリー順変更はTimeCrowd本体の設定が必要です。設定方法はカテゴリーを閲覧・編集する をご参照ください。
親カテゴリーの選択制限（🔒マーク）
カテゴリーに階層関係を持たせている場合、親カテゴリーを選択させず、子カテゴリーのみを選択させる設定がチームごとにできます。
- 🔒マークがついているカテゴリーは選択制限された親カテゴリーのため選択できませんので、「子カテゴリーを選ぶ」ボタンより子カテゴリーを選んでください。
-
この設定はTimeCrowd本体で行います。設定方法は特定のカテゴリーを選択不可にする(親カテゴリーを選択させない設定) をご参照ください。
「未分類」タスクの仕様
「未分類」という名前のタスクの表示には以下のルールがあります：
- 「未分類」という名前のタスクがあれば、それを自動でデフォルトタスクとして設定します。
- デフォルトとはカレンダーの予定ポップアップを開いた時に一番初めに表示するカテゴリーとタスクのこと
- デフォルトカテゴリーは、本体で設定したカテゴリーの並び順の先頭のカテゴリが適用されますカテゴリーの表示順について
- あるカテゴリーを別のカテゴリーに変更した後：
- 変更先カテゴリー内のタスクに「未分類」があればデフォルトでセットされます
-
もしなければ、一番最後に作成したタスクがセットされます
異なるカテゴリーの同名タスクを選択した時
カテゴリー、タスク登録時、同名のタスクがあれば異なるカテゴリーを間違えて選択しても、タスクが自動選択されます。
左の図のようにあらかじめ「デザイン」というタスクを選択した後、カテゴリーの間違いに気付いた時、カテゴリー変更先に同じ名前のタスクがあれば、そちらが選択されます。
