カレンダーダイレクト連携:使い方・設定・仕様

ここでは、カレンダーダイレクト連携のセットアップが完了した後の、使い方・設定・仕様を説明します。

同期するカレンダーの選択

個人設定 > 外部カレンダー同期で、TimeCrowdと同期するカレンダー（メールアドレス/アカウント）を選択する必要があります。

基本的な使い方

作業記録の方法

1. いつもお使いのカレンダー（Google / Outlook）に移動します
2. カレンダーに新しい予定を追加します
3. 予定ポップアップの下部にTimeCrowdのカテゴリー・タスク選択欄が表示されます
4. カテゴリーとタスクを選択し、タイトルに作業内容を入力して保存します

編集の方法

既存の予定を選択し、編集ボタンを押すと、カテゴリー・タスク・タイトル（作業履歴コメント）を変更できます。

連携されない予定

以下の予定はTimeCrowdに連携されません。

• 終日イベント: 作業工数として追加されません
• 参加/承諾していない招待予定: 「参加」（Google）または「承諾」（Outlook）を選択した予定のみ連携されます。仮承諾（未定）は対象外です
• 除外キーワードに該当する予定: 除外キーワードの設定をご確認ください

デフォルトのチーム・カテゴリー・タスク

個人設定 > 外部カレンダー同期で、デフォルトのチーム・カテゴリー・タスクを設定します。キーワード振り分けにマッチしなかった予定は、ここで設定したデフォルト値で登録されます。

カテゴリーの表示順

カレンダーで表示されるカテゴリーの順番は、TimeCrowdのチーム設定 > カテゴリー設定の並び順と同じです。先頭のカテゴリーがデフォルトカテゴリー（予定ポップアップを開いた時に最初に表示されるカテゴリー）になります。

カテゴリーの並び順の変更方法はカテゴリーを閲覧・編集するをご参照ください。

親カテゴリーの選択制限（🔒マーク）

カテゴリーに階層関係がある場合、親カテゴリーを選択不可にし、子カテゴリーのみを選択させる設定がチームごとにできます。🔒マークが表示されているカテゴリーは「子カテゴリーを選ぶ」ボタンから子カテゴリーを選んでください。

設定方法は特定のカテゴリーを選択不可にするをご参照ください。

「未分類」タスクの仕様

「未分類」という名前のタスクがある場合、そのタスクが自動でデフォルトタスクとして設定されます。

• デフォルトタスクとは、予定ポップアップを開いた時に最初に表示されるタスクのことです
• カテゴリーを変更した際、変更先に「未分類」タスクがあればそれがデフォルトで選択されます

異なるカテゴリーの同名タスク

同名のタスクが複数のカテゴリーに存在する場合、カテゴリーを変更しても同名のタスクが自動で選択されます。

OR条件とAND条件

キーワードの振り分け条件は、OR条件とAND条件のいずれかを選択できます。選択した条件は、すべての振り分けルールに適用されます。

詳しくは以下をご参照ください。

• キーワード振り分け: OR条件とAND条件の違い

キーワード振り分け・除外設定

カレンダーの予定の件名（タイトル）に含まれるキーワードに基づいて、カテゴリー・タスクへの自動振り分けや、連携対象からの除外を設定できます。

キーワード振り分けとは

予定の件名に指定したキーワードが含まれている場合、あらかじめ設定したカテゴリー・タスクを自動で選択します。

毎回手動でカテゴリーとタスクを選ぶ手間が省けます。

例:

• 予定「A社 定例ミーティング」→ キーワード「A社」で「A社案件」カテゴリーに自動振り分け
• 予定「社内1on1」→ キーワード「1on1」で「社内ミーティング」カテゴリーに自動振り分け

キーワード振り分けの設定方法

個人設定 > 外部カレンダー同期の「キーワード振り分け」セクションで設定します。

1. 「条件を追加」ボタンをクリック
2. 振り分け先のチーム・カテゴリー・タスクを選択
3. キーワードを入力（改行区切りで複数設定可能、最大1,000文字）
4. 「保存」をクリック

条件は複数追加でき、上から順に優先されます。優先順位は↑↓ボタンで変更できます。

除外キーワードとは

予定の件名に除外キーワードが含まれている場合、その予定はTimeCrowdに連携されません。

打刻不要な予定（休憩、移動、プライベートな予定など）を自動で除外するのに便利です。

除外キーワードの設定方法

個人設定 > 外部カレンダー同期の「除外設定」セクションで設定します。

除外キーワードは改行区切りで複数登録できます（最大1,000文字）。

判定の優先順位

キーワードの判定は以下の順序で行われます。

1. 除外キーワードに該当 → 連携しない
2. 招待された予定で未承諾 → 連携しない
3. 振り分けキーワードにマッチ → 自動でカテゴリー・タスクを選択
4. どれにも該当しない → デフォルト設定で登録

ステータスメッセージについて

カレンダー上の予定ポップアップに、キーワード判定の結果がメッセージで表示されます。

ワークスペース設定について

ワークスペースオーナーがメンバー全員のキーワード振り分け・除外設定を一括で管理することもできます。

詳しくはカレンダーダイレクト連携:ワークスペースでの設定をご参照ください。

同期の仕様

カレンダーダイレクト連携では、外部カレンダー（Google / Outlook）の予定をもとにTimeCrowdの作業履歴が管理されます。

カレンダーが管理するもの

以下の情報はカレンダー側の値が常に優先されます。TimeCrowd側で変更しても、次の同期時にカレンダーの値に戻ります。

• 開始日時・終了日時: 作業時間を変更したい場合は、カレンダー側で予定の時間を編集してください

ユーザーが管理するもの

以下の情報はTimeCrowd側で自由に変更でき、同期で上書きされることはありません。

• カテゴリー・タスクの割り当て
• 作業履歴を残すかどうか（削除した場合、その予定は同期対象から外れます）

同期のタイミング

カレンダー上で予定の作成・変更・削除などの操作が行われると、カレンダーサービス（Google / Outlook）からTimeCrowdに通知が届き、その都度同期が行われます。

予定を削除した場合

• カレンダー側で予定を削除した場合: TimeCrowdの作業履歴も自動的に削除されます
• TimeCrowd側で作業履歴を削除した場合: その予定は同期対象から外れ、再び作業履歴が作成されることはありません

保存後に予定のタイトルを変更した場合

一度保存した予定は、タイトルを編集してもキーワードによる自動振り分けは再実行されません。カテゴリー・タスクを変更したい場合は、手動で変更してください。

招待された予定の扱い

他のユーザーから招待された予定は、参加を承諾した時点でTimeCrowdに作業履歴が登録されます。

• 「参加」（Google）または「承諾」（Outlook）を選択した予定のみが対象です
• 仮承諾（未定）の予定は連携されません
• 自分が主催者の予定は自動的に承諾済みとして扱われます
• キーワード振り分け・除外の判定は、自分の設定に基づいて行われます（招待者の設定は影響しません）
• 承諾後、数分のラグが発生する場合があります

繰り返し予定の扱い

繰り返し予定を作成すると、すべての日程に対して同じ設定で作業履歴が登録されます。

よくある質問

Q. スマートフォンで予定を登録した場合、キーワード振り分けは動作しますか？

はい、動作します。Chrome拡張機能がない環境でも、カレンダーサービスからTimeCrowdサーバーへの同期時にキーワードマッチングが実行されます。

Q. キーワード設定を変更した場合、過去の作業履歴に影響はありますか？

いいえ、ありません。設定変更はこれから作成する予定にのみ適用されます。既に保存済みの作業履歴のカテゴリー・タスクは変わりません。

Q. 設定した内容はいつ反映されますか？

即時反映されます。

Q. エラーが表示されたのに、TimeCrowdには正しく登録されています。なぜですか？

カレンダーダイレクト連携は拡張機能（ブラウザ側）とサーバーの二重体制で同期しています。拡張機能側で保存処理に失敗しても、サーバー側の自動振り分けにより正しく保存されているケースがあります。エラーが出た場合は、カレンダーの予定を開いて正しいカテゴリー・タスクで振り分けられているかご確認ください。

Q. OR条件とAND条件は途中で変更できますか？

はい、変更できます。ただし、変更するとすべての振り分け条件に影響します。詳しくはOR条件とAND条件の違いをご参照ください。

Q. 招待された予定のキーワード振り分けは、招待者と同じ設定が適用されますか？

いいえ。キーワード振り分け・除外の設定は各ユーザーごとに独立しています。招待者の設定は影響しません。

関連情報

• カレンダー連携ガイド