カレンダー自動連携:ワークスペースでの設定

設定できるユーザー

※現在β版のため、以下の両方の権限を持つユーザーにのみ表示されます。

概要

ワークスペース外部カレンダー同期機能は、ワークスペース全体で共通のカレンダー同期設定を管理し、メンバー全員に適用できる機能です。

主に以下の設定が可能です。

1. 自動打刻設定: カレンダーの予定による自動開始・終了
2. カテゴリー自動振り分け設定: キーワードによるカテゴリー・タスクの自動振り分け
3. 除外設定: 特定キーワードを含む予定の除外

設定画面へのアクセス

1. 画面左側のワークスペース名横の⚙️をクリックし、「ワークスペース設定」にアクセスします
2. 「外部カレンダー同期 β版」をクリックします

設定の適用方法

ワークスペース設定をメンバーに適用するには、メンバーごとに以下の手順が必要です。

1. メンバーは個人設定で外部カレンダー（Google または Outlook）との連携を行います
2. 「適用する同期設定」で「ワークスペースの設定」を選択します
3. 設定を適用するワークスペースを選択し「適用」ボタンをクリックします

詳細はカレンダー連携 自分またはワークスペースの同期設定を選び、方式を選択をご覧ください。

自動打刻設定

「ワークスペースメンバー全員の自動開始設定」セクションから設定ができます。

自動開始・終了の有効化

「カレンダーの予定で自動開始・停止する」のチェックボックスをオンにすると、カレンダーの予定時間に合わせて自動的にタスクの開始・終了を行います。

予定開始時刻に打刻中の場合

カレンダーの予定が始まる時点で、すでに別のタスクで打刻中の場合の動作を選択できます。

1. カレンダーの予定を開始しない（打刻中のタスクを継続する）: 現在のタスクを継続します
2. カレンダーの予定を開始する（打刻中のタスクを停止する）: 現在のタスクを停止し、カレンダーの予定に対応するタスクを開始します

予定終了時刻の設定

カレンダーの予定が終了した時点での動作を選択できます。

1. 予定の終了時刻で停止させる（自動で停止）: 予定終了時刻に自動的にタスクを停止します
2. 予定の終了時刻で停止させない（手動で停止）: 予定が終了しても自動的には停止せず、手動で停止する必要があります

カテゴリー自動振り分け設定

「チームメンバー全員へのカテゴリーの自動振り分け設定」セクションで設定します。

チームごとの表示

「表示中の振り分け条件」プルダウンから表示するチームを選択します。

• 「すべて」を選択すると、ワークスペース内の全ての条件が表示されます
• 特定のチームを選択すると、そのチームの条件だけが表示されます

条件を追加する

1. 「条件を追加」ボタンをクリックします

   

2. 「チームとカテゴリー」欄でチームとカテゴリーを選択します

   

3. 「キーワード」欄に予定タイトルに含まれるべきキーワードを入力します
   • 予定タイトルとそのキーワードが部分一致している時、振り分けが行われます
   • 複数のキーワードを入力する場合は、改行で区切ります
   • 各キーワードは他の条件と重複しないようにしてください

   

4. 「保存」ボタンをクリックします

キーワードの重複チェック

条件を保存しようとしたとき、既存の条件と同じキーワードが含まれている場合：

1. 重複しているキーワードが赤い字で表示されます
2. エラーメッセージが表示され、重複を解消するよう促されます

条件の優先順位

予定のタイトルに複数の条件に一致するキーワードが含まれている場合、優先順位の高い条件が適用されます。

• 「表示中の振り分け条件」で「すべての条件」を選択すると、優先順位の調整ができます
• 上下の矢印ボタンで優先順位を変更できます（変更は即時保存）

優先順位の設定のポイント:

• より具体的（長い）キーワードには高い優先順位を設定する（例:「A社」より「A社プロジェクト」を優先）
• 新しい条件はデフォルトで優先度が最も低く追加されます

条件の編集・削除

• 各条件の右側にある編集アイコン（ペンマーク）をクリックすると編集できます
• 赤いゴミ箱アイコンを選択すると条件を削除できます

OR条件とAND条件

キーワードの振り分け条件は、OR条件とAND条件のいずれかを選択できます。詳しくはキーワード振り分け: OR条件とAND条件の違いをご参照ください。

チーム所属パターンと設定適用の関係

ワークスペースの設定は、メンバーが所属しているチームの条件のみが適用されます。

設定例

ユーザーの所属パターンと適用される設定

運用のポイント

キーワード設定の工夫

• チーム内で使用するキーワードのルールを統一する（例:「営業-」「開発-」など）
• プロジェクトコードを活用する（例:「PRJ001」「PRJ002」など）
• より具体的なキーワードには高い優先順位を設定する
• 定期的にキーワード設定を見直す

複数チームで同名カテゴリーを使用する場合

複数チームに同名カテゴリーがある場合、チーム区別用のキーワードを予定タイトルに付けることで正確な振り分けが可能です。

メンバーへの周知

• 設定変更時はメンバーに通知する
• メンバー側でも個人設定 > 外部カレンダー同期からワークスペースのキーワード設定を確認できることを伝える
• 個人設定からワークスペース設定への切り替え方法を説明する（詳細）

制限事項

• 一つのワークスペースの設定しか参照できません
• ワークスペース設定と個人設定は同時に使用できません
• 管理者がメンバーのカレンダー認証（GoogleやOutlookとの連携）を一括で行うことはできません
• 条件のCSV等の一括登録はできません（重複チェックが必要なため）

関連情報

• カレンダー連携ガイド
• カレンダー自動連携: 設定・操作方法・仕様