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カレンダーダイレクト連携:ワークスペースでの設定
目次
設定できるユーザー
上記の両方の権限を持つユーザーが設定できます。
概要
ワークスペースオーナーは、カレンダーダイレクト連携のキーワード振り分け・除外設定をメンバー全員に対して一括で管理できます。
各設定の詳しい内容はカレンダーダイレクト連携:使い方・設定・仕様をご参照ください。
設定画面へのアクセス
- 画面左側のワークスペース名横の⚙️をクリックし、「ワークスペース設定」にアクセスします
- 「外部カレンダー同期」をクリックします
ワークスペースで設定できる項目
ワークスペース設定では、以下の項目をメンバー全員に対して一括で設定できます。
- キーワード振り分け設定: 予定の件名に含まれるキーワードに基づく、カテゴリー・タスクの自動振り分け
- 除外設定: 特定のキーワードを含む予定をTimeCrowdへの連携対象から除外
- OR条件 / AND条件の選択: キーワード振り分けの条件モード
各設定のUIの操作方法は個人設定と共通です。操作手順はキーワード振り分け・除外設定をご参照ください。
キーワード振り分け設定
予定の件名（タイトル）に含まれるキーワードに基づいて、カテゴリー・タスクを自動で振り分けます。
カレンダーダイレクト連携では、メンバーがカレンダー上の予定ポップアップでカテゴリー・タスクを選択しますが、キーワード振り分けを設定しておくことであらかじめ正しい選択肢が自動で入った状態になります。メンバーの手間を大幅に減らせます。
振り分けの仕組み
- メンバーがカレンダーに予定を作成（または招待された予定を承諾）します
- 予定の件名がキーワード条件にマッチすると、対応するカテゴリー・タスクが自動選択されます
- メンバーはそのまま保存することも、手動でカテゴリー・タスクを変更することもできます
設定方法
- 「条件を追加」ボタンをクリックします
- 振り分け先のチーム・カテゴリー・タスクを選択します
- キーワードを入力します（改行区切りで複数設定可能、最大1,000文字）
- 「保存」をクリックします
条件は複数追加でき、上から順に優先されます。優先順位は↑↓ボタンで変更できます。
条件の優先順位
予定のタイトルに複数の条件にマッチするキーワードが含まれている場合、優先順位の高い条件が適用されます。
| 優先順位 | キーワード条件 | 予定「A社プロジェクト 定例MTG」 | 適用結果 |
|---|---|---|---|
| 1 | A社プロジェクト | ✅ マッチ | ⭐ この条件が適用されます |
| 2 | B社 | ❌ マッチしない | 適用されません |
| 3 | A社 | ✅ マッチ | 優先順位が低いため適用されません |
より具体的（長い）キーワードに高い優先順位を設定するのがポイントです。
除外設定
予定の件名に除外キーワードが含まれている場合、その予定はTimeCrowdに連携されません。
打刻不要な予定（休憩、移動、プライベートな予定など）がメンバーのカレンダーに入っていても、除外キーワードを設定しておけば自動的に連携対象から外れます。メンバーが手動で削除する必要がなくなります。
除外すべき予定の例
| 除外キーワード | 対象となる予定例 |
|---|---|
| 昼休み | 「昼休み」「昼休み休憩」 |
| 移動 | 「移動時間」「本社へ移動」 |
| プライベート | 「プライベート予定」 |
| 休暇 | 「休暇」「有給休暇」 |
| ブロック | 「作業ブロック」（集中時間の確保用） |
設定方法
除外キーワードは改行区切りで複数登録できます（最大1,000文字）。
OR条件とAND条件
キーワードの振り分け条件は、OR条件とAND条件のいずれかを選択できます。選択した条件は、すべての振り分けルールに適用されます。
| 条件 | 特徴 | 適したケース |
|---|---|---|
| OR条件 | いずれか1つのキーワードでざっくり振り分け | シンプルな運用、キーワードが少ない場合 |
| AND条件 | すべてのキーワードが揃って精密に振り分け | 同名カテゴリーが多い、精密な分類が必要な場合 |
詳しくはキーワード振り分け: OR条件とAND条件の違いをご参照ください。
キーワード設計のコツ
ワークスペース全員に適用される設定だからこそ、キーワードの設計が重要です。よく設計されたキーワードは、メンバーが毎回カテゴリーやタスクを選び直す手間をなくし、正確な工数管理につながります。
メンバーの予定タイトルの傾向を把握する
まず、メンバーが実際にどんな予定名を使っているかを把握しましょう。全員が同じ命名ルールを使っていることは少ないため、よくあるパターンを拾い上げてキーワードに設定すると効果的です。
よくある予定タイトルのパターン:
| パターン | 例 |
|---|---|
| 顧客名 + 内容 | 「A社 定例」「B社 要件確認」 |
| プロジェクトコード | 「PRJ001 設計MTG」 |
| チーム名 + 活動 | 「営業 朝会」「開発 レビュー」 |
| 内容のみ | 「定例」「1on1」 |
具体的なキーワードから設定する
短いキーワード（「会議」「MTG」など）は多くの予定にマッチしやすく、意図しない振り分けが発生する可能性があります。
まずは顧客名やプロジェクト名など、具体的なキーワードから設定し、徐々に汎用的なキーワードを追加していくのがおすすめです。
設定例（段階的に追加）:
| 順序 | キーワード | 振り分け先 | ポイント |
|---|---|---|---|
| 1 | A社 | A社案件 カテゴリー | 顧客名は誤マッチが少ない |
| 2 | B社プロジェクト | B社案件 カテゴリー | プロジェクト固有名も安全 |
| 3 | 1on1 | 社内ミーティング カテゴリー | 社内の定型イベント名 |
| 4 | 定例 | 定例会議 カテゴリー | 広めのキーワードは最後に追加 |
予定タイトルの命名ルールを決める
キーワード設定と合わせて、メンバーに予定タイトルの命名ルールを周知すると、より正確な振り分けが実現できます。
命名ルールの例:
- 予定タイトルの先頭に顧客名やプロジェクトコードを入れる
- 例: 「A社 定例ミーティング」「PRJ001 設計レビュー」
- チームをまたぐ場合はチーム略称を付ける
- 例: 「営-ABC社 提案準備」「開-ABC社 実装MTG」
除外キーワードは先に設定する
振り分けキーワードを設定する前に、まず除外キーワードを設定しておくことをおすすめします。打刻不要な予定が除外されることで、振り分け設定の精度が上がり、メンバーにとっても不要な通知が減ります。
複数チームで同名カテゴリーを使用する場合
複数チームに同名カテゴリーがある場合は、チームを区別できるキーワードを設定します。
| チーム | カテゴリー | キーワード | 予定タイトル例 |
|---|---|---|---|
| 営業部 | ABC社 | 営ABC | 「営ABC 週次MTG」 |
| 開発部 | ABC社 | 開ABC | 「開ABC システム打合せ」 |
定期的な見直し
プロジェクトの開始・終了や組織変更に合わせて、キーワード設定を定期的に見直しましょう。
- 終了したプロジェクトのキーワードは削除または優先順位を下げる
- 新しいプロジェクトのキーワードを追加する
- メンバーから「振り分けがうまくいかない」というフィードバックがあれば設定を調整する
ワークスペース設定と個人設定の関係
- ワークスペースの設定を適用している場合、個人ではキーワード振り分け・除外設定を編集できません
- 個人設定を使用している場合、各メンバーが自分で設定を行います
メンバーへの適用方法
ワークスペース設定をメンバーに適用するには、メンバーごとに以下の手順が必要です。
- メンバーは個人設定で外部カレンダー（Google または Outlook）との連携を行います
- 「適用する同期設定」で「ワークスペースの設定」を選択します
- 設定を適用するワークスペースを選択し「適用」ボタンをクリックします
詳細な手順はカレンダー連携 自分またはワークスペースの同期設定を選び、方式を選択をご覧ください。
メンバーへの周知
- 設定変更時はメンバーに通知しましょう
- メンバー側でも個人設定 > 外部カレンダー同期から、適用中のワークスペース設定を確認できることを伝えましょう
- カテゴリー・タスクは自動選択されても手動で変更できることを説明しましょう
注意事項
- ワークスペース設定と個人設定は同時に使用できません
- メンバーの個人設定画面からも、適用中のワークスペース設定を確認できます（編集はできません）
- 設定変更は即時反映されます
- 設定変更はこれから作成される予定にのみ適用されます。既に保存済みの作業履歴のカテゴリー・タスクは変わりません
- キーワードは最大1,000文字まで登録できます（振り分け・除外それぞれ）
