登録〜活用までの流れ

TImeCrowdへのご登録ありがとうございます。
ここでは、組織での活用の方法をご紹介します。

活用にあたっての事前準備

・導入の目的を決める

業務時間を記録して、そのデータをどんな目的で活用するかを決めましょう。
TimeCrowdでは目的に合わせて様々なカスタマイズが可能です。

例:

  • プロジェクトごとの人件費を把握し、プロジェクトの収益管理をしたい
  • 業務時間を見える化し、自動化やツールの導入を検討したい
  • 顧客や業務委託先への請求や見積に活用したい
  • 部下がどの業務に時間をかけているかを把握し、マネジメントに活用したい
  • 残業時間が長い要因を見つけ、業務改善に取り組みたい
  • ここで決めた目的を元に、TimeCrowdの設定を進めます。

TimeCrowdの設定

TimeCrowdで設定すべき項目は4つあります。

1. チームを作成

時間計測を実施するチームや部署、課ごとに「チーム」を作成します。
レポートはチームごとに作成され、複数チームをまたいでのレポートを見ることはできません。
そのため、活用の目的に合わせてチームを分けるようにしましょう。

  1. 「チーム管理」にて画面の上部「新しいチーム」をクリック
  2. チーム名を入力し、「作成」をクリック

チームを作成

チーム作成の詳しい手順はこちら
※チームは複数作成でき、チーム名は後から変更できます。

2. カテゴリーを作成

計測したい業務にあわせて、カテゴリーを設定します。
カテゴリーは、業務の種類ごとや案件・プロジェクトごとに分けるケースが多いです。

例1. 業務の種類ごとのカテゴリー分け
業務の種類ごとのカテゴリー分け

例2. 案件・プロジェクトごとのカテゴリー分け
案件・プロジェクトごとのカテゴリー分け

カテゴリーの設定方法

  1. 「チーム管理」にて画面の右側「カテゴリー」をクリック
  2. 「新規カテゴリー」をクリックし、タイトル・色を決め保存

カテゴリーの設定方法

カテゴリーでは、階層構造を作ることもできます。
最初はシンプルなカテゴリーを作り、必要に応じて変更していくのがおすすめです。

カテゴリー作成の詳しい手順はこちら

3. メンバーを招待

「チーム」に対象のメンバーを招待します。

  1. 「チーム管理」の画面の右側「メンバー」をクリック
  2. 「招待」をクリックし、招待URLをコピー。それを招待したいメンバーに共有します。
  3. メンバーがチームに加わると、「所属メンバー」に表示されます。

メンバーを招待

メンバー招待の詳しい手順はこちら

4. 打刻の開始

マイタスクから打刻を開始します。

  1. 「マイタスク」の上部「タスクの追加と開始」をクリック
  2. タスク名を入力、カテゴリを選択し、「開始」から打刻
  3. 今の業務を終え次の業務を始める際に、改めて打刻をするようにしましょう

打刻の開始

一度打刻したタスクは以下のように蓄積されていき、こちらをクリックすることでも打刻を開始できます。

打刻の開始

また、Google Chromeをご利用の方は、Google Chrome拡張経由で打刻することも可能です。
TimeCrowdのGoogle Chrome拡張はこちら

打刻の詳しい手順はこちら

ご利用の注意点

  • 管理者の方はメンバーの打刻状況を見て、打刻漏れがあったときにメンバーに伝えるようにしましょう。最初は定着までに時間を要する場合もあります。
  • TimeCrowd導入の周知をする際に、管理者側のメリットだけでなく、組織としてのメリットも合わせて伝えるようにしましょう。

より詳細な設定について