Step4 ワークスペースオーナー最初の使い方(メンバー招待しチーム組成、レポート確認まで)

１.TimeCrowdに参加する

トライアル申請シートのご提出後、準備ができましたら弊社担当より招待メールが届きます。

1-1. 招待メールに記載されたURLにアクセスすると、ユーザー登録画面が表示されます。

「ユーザー登録」をクリックしてください。

1-2. 新規登録の画面が表示されますので、「メールアドレスで登録」を選択します。

1-3. 申請シートに登録した「メールアドレス・名前・パスワード」を入力して、

「メールアドレスを確認して登録」をクリックしてください。

※パスワードは9文字以上で設定してください。半角の大文字・小文字・数字・記号を最低1文字ずつ使用する必要があります。

1-4. 以下メッセージが表示されましたら、受信メールを確認して、記載されたURLにアクセスしてください。

1-5. 表示されたメールアドレスに間違いがなければ「保存」をクリックしてください。

これで登録作業は完了です。ここからいよいよTimeCrowdのスタートです。

２. ワークスペースに新しいメンバーを招待する

※ワークスペースオーナーのみ可能

2-1. ワークスペース設定画面を開く

ワークスペース名の右の歯車マークをクリック

ここでワークスペースメンバー管理を行います。

新たにメンバーを追加したい場合、以下の手順に沿って招待URLを発行してください。

2-2. メンバー招待URLを発行する

※招待するメンバーの所属チームが決まっているか否かによって作業が異なります。

ワークスペースメンバー管理より、「メンバー招待」をクリック

A：まだ所属するチームが決まっていない場合は、「コピー」をクリック

B：チームが決まっている場合は、「チームを管理」をクリックし「招待するチーム」を選択

2-3. メンバー招待URLをコピーし共有する

表示されたワークスペース招待URLをコピーし、URLを招待者したい方へ共有します。

URLを受け取った方は、このURLへアクセスすることで簡単にワークスペースに参加することができます。

より詳しい招待手順は、ワークスペースにメンバーを招待する・外すをご覧ください。

すでにワークスペースにいるメンバーをチームに加えたい場合は、チームのメンバー追加や除外を行うをご参考ください。

３. ワークスペースにチームを作成する

※ワークスペースオーナーのみ可能

初期構築では、申請シートを元にTimeCrowd側でチームを作成しております。

新たにチームを作成したい場合、以下の手順で簡単に作成することが出来ます。

チーム名の修正や削除も後から簡単に行うことが可能ですので、自由に作成してください。

3-1. ワークスペース名の右の歯車マークをクリック

3-2. 右側に表示される「チーム」をクリック

3-3. 「新規チーム作成」をクリック

3-4.「チーム名」を入力

3-5 「保存」をクリックすることで完成

ワークスペースオーナーは、

ワークスペース横の歯車マーク＞チーム＞設定　からも設定にアクセス出来ます。

チーム作成手順はワークスペースにチームを追加するもご参考ください。

チーム名やアイコンを変更する

チームを削除する

４. チームにカテゴリーを設定する

※ワークスペースオーナー・チームオーナーが可能

チームと同様、申請シートを元にカテゴリーを初期構築しておりますが、

カテゴリーも簡単に追加や削除することが出来ます。

カテゴリーの階層は、下図の２層構造まででなく３層以上の設定も可能です。

下記手順を元にカテゴリーを追加し、より実務に沿うようにお役立てください。

4-1. カテゴリーを追加する「チーム」を選択

4-2.「カテゴリー」をクリック

4-3.「新規カテゴリー」をクリック

4-4.タイトルを入力・色を選択して保存をクリックで完了

カテゴリーの詳しい説明はカテゴリーの決め方・他社事例をご確認ください。

カテゴリー作成手順はカテゴリーを作成するもご参考ください。

５. チームにメンバーを招待する

※ワークスペースオーナー・チームオーナーが可能

チームにメンバーを追加する方法は、「メンバーの追加・削除」から行う方法と招待URLを発行する方法の２つがあります。

「新規メンバーを招待」からの追加方法

5-1. ワークスペース設定画面より「チームに招待」をクリック

5-2. 表示されたURLをコピーし、招待したいメンバーにURLを共有する

URLを受け取った方は、このURLへアクセスすることでチームに参加することができます。

「メンバーの追加・削除」からの追加方法は、チームのメンバー追加や除外を行うをご覧ください。

６. メンバーに打刻をしてもらう

タスクの打刻方法はいくつかありますが、ここではマイタスクからの打刻方法をご紹介します。

6-1. 「マイタスク」を選択

6-2.「タスクの追加と開始」をクリック

6-3.「タスク名」を入力

6-4. ④より記録先のカテゴリーを確認

6-5. 「開始」をクリックで打刻スタート

6-6.　業務が終了したら停止ボタンをクリック

その他の打刻方法など詳しい内容は、【マイタスク】日々の活動を記録するをご覧ください。

７. レポートを確認する

メンバーの打刻データは、レポートで確認できます。

ワークスペースオーナーは、サイドバーの「レポート」からワークスペース内のチームを横断したレポートを閲覧できます。

7-1. サイドバーの「レポート」をクリック

チームを横断した全メンバーの稼働データが表示されます。

7-2. 画面上部の期間をクリックし、見たい期間を選択

「今日」「今週」「先月」などから選択するか、カレンダーで任意の期間を指定できます。

7-3. チーム・ユーザー・カテゴリーで絞り込む

画面上部のフィルターから、特定のチームやメンバー、カテゴリーに絞り込んで表示できます。

レポートでは、以下のような様々な角度から稼働時間や工数を可視化できます。
チームやカテゴリーを上手く活用することで、課題に沿ったレポートの確認が可能です。

▼サンプルデータ：カテゴリーごとの稼働時間

▼サンプルデータ：メンバーごとの稼働量

レポートの詳しい使い方は【レポート】記録したデータを確認するをご覧ください。

基本的な使い方は以上となります。

様々なチームやカテゴリーを作成しご活用ください。