この記事でわかること

TimeCrowdを上手に導入するコツは、自社の業務スタイルとデータの活用目的の理解することです。導入前に以下のポイントを整理しておくと、スムーズな立ち上げと定着につながります。

チーム、カテゴリー、タスク設計の考え方

チーム設計のコツ

チームは「集計したい単位」と考えていただくとわかりやすいかと存じます。
何を主に分析したいかで、最適なチーム分けが変わります。

• プロジェクトごとの分析が重要 → プロジェクトごとにチーム作成
• 部門ごとの業績管理が重要 → 部門ごとにチーム作成
• クライアントごとの収益管理が重要 → クライアントごとにチーム作成

企業規模別のチーム設計推奨パターン

人数規模で推奨されるチーム設計パターンは以下です。

カテゴリー設計のヒント

カテゴリーは「タスクをグループ化する単位」です。チーム内でタスクをどう分類すると分析しやすいかを考えましょう。

カテゴリー設計パターン例

1. プロジェクト/クライアント型
   • チームが部門別の場合、カテゴリーはプロジェクトやクライアント名に
   • 例：デザイン部のカテゴリー → サイトリニューアル、キャンペーン、社内ブランディング
2. 業務種別型
   • 業務の種類ごとにカテゴリー分け
   • 例：営業部のカテゴリー → 新規開拓、既存顧客フォロー、契約業務、社内報告
3. フェーズ/工程型
   • プロジェクトの進行段階ごとにカテゴリー分け
   • 例：開発部のカテゴリー → 要件定義、設計、コーディング、テスト、リリース
4. 製品/サービス型
   • 自社の製品やサービスラインごとのカテゴリー分け
   • 例：カスタマーサポート部のカテゴリー → 製品A、サービスB、製品Cオンボーディング

カテゴリー設計のポイント

• 数は適度に: 多すぎると選びにくい、少なすぎると分析が雑になります
  • 目安は一つのチームあたり20-40個くらいのカテゴリーが打刻する側からするとちょうどいいです
• 名前はわかりやすく統一: 同じチーム内では命名ルールを揃えると迷いません
  • 例：クライアント名は全部「社名」の形式に
    • カテゴリーは階層化できるので、プロジェクト内容はカテゴリーの第二階層に
• 変わりやすいものはタスク名へ: 頻繁に変わる要素はカテゴリーではなくタスク名に含めましょう
  • 例：毎月変わるキャンペーン名はタスク名に含める方が管理が楽

タスク名の付け方のコツ

タスクは実際の業務内容を記録する単位です。(ちなみに同じ名前のタスクには何度も作業履歴を登録できます。)

タスク命名パターン例

1. プロジェクト参照型
   • 要件定義書作成
   • デザインレビュー
2. クライアント参照型
   • 月次レポート作成
   • 提案資料アップデート
3. チケット/Issue連携型
   • Chrome拡張機能ではGitHubをはじめとしたチケット名をタスクとして自動取得、URLも取得してタスクに保存できる機能があります。
   • #123 ログイン画面実装
   • #456 検索機能バグ修正
4. フェーズ/場所や個数の明示型
   • コメント欄の運用は、その内容をkintone連携をして請求欄に反映したり、個数を集計するカスタマイズもできますので、お気軽にご相談ください。
   • 週次進捗MTG - コメントに「大阪オフィス」などの場所を入力
   • クライアント訪問 - コメントに「A社会議」等詳細を入力

タスク設計のポイント

• 粒度はほどほどに: 業務によって適切な粒度は異なります
  • 開発業務：機能単位や作業工程単位（「ログイン機能実装」「APIテスト」）
  • 定型業務：業務の内容単位（「日次売上集計」「経費申請処理」）
  • 会議：会議ごと（「週次企画MTG」「クライアントA打ち合わせ」）
• 検索しやすさを考えて: あとから探しやすいようキーワードを含めましょう
  • プロジェクトコードや顧客名など、検索キーワードになる要素を入れる
  • 同じ種類の業務には共通のキーワードを（「MTG:」「レポート:」など）
• 短すぎる作業はまとめて: 記録する時間の粒度も考えましょう
  • 短時間（1〜5分程度）の作業は別途まとめるか、関連する大きなタスクに含める
  • タスク切り替えの手間も考えて、細かすぎる記録は避ける（目安：最低15分以上など）